Fondata nel 1973, Datamatic vanta un'esperienza quasi ventennale nella distribuzione di prodotti IT, un'attività che è iniziata con gli accessori e i prodotti di consumo per estendersi e diversificarsi in fasi successive, prima con l'introduzione nella gamma prodotti di stampanti e periferiche, quindi con componenti per computer e pacchetti software, per arrivare infine alla produzione di PC assemblati, con la fabbricazione di oltre 40.000 pezzi ogni anno. A coronamento di questa espansione è la creazione di una rete cash & carry in franchising, che oggi conta più di 160 punti vendita in tutta Italia.
"Wellcome, la catena esperta dell'informatica" è il marchio di questa iniziativa, che si caratterizza particolarmente per l'elevato livello tecnico e professionale degli affiliati, che forniscono consulenza e assistenza pre e post vendita ad aziende e privati, oltre a una gamma di servizi specialistici quali la realizzazione di reti locali, installazione e manutenzione hardware e software, corsi di formazione, e molto altro. Forte della certificazione ISO 9002 per le attività commerciali e di produzione dei PC sin dal 1997, e con oltre 160 brand distribuiti, Datamatic ha conseguito nel 2000 una crescita del 30%, mentre la rete in franchising vanta un tasso di crescita dell'ordine dell'80%.

 

 

Esigenze
Datamatic voleva razionalizzare l'organizzazione della propria rete distributiva, in particolare quella in franchising, attraverso l'adozione di una piattaforma software standard. I franchisee sul territorio hanno la necessità di ricevere informazioni aggiornate sui prezzi e sulla disponibilità di magazzino, gestire i resi, emettere scontrini e fatture: serviva una soluzione gestionale di front end che potesse dare organicità e uniformità alla rete di vendita, distribuita in tutta Italia. "La nostra era un'esigenza di standardizzazione e di razionalizzazione operativa: volevamo offrire ai nostri partner uno strumento gestionale unificato perché sentissero tutto il supporto di un gruppo innovativo e vincente", chiarisce Enrico Martini, Presidente di Datamatic.
Era però necessario limitare al minimo tempi e costi in termini di sviluppo, distribuzione software, formazione, offrendo una soluzione flessibile che fosse sempre accessibile e disponibile sul Web. Per venire incontro a questo tipo di esigenze, e considerando che i punti vendita della catena Wellcome sono in genere società preesistenti all'adesione alla rete, e dispongono già di sistemi di backoffice eterogenei per tipologia e funzionalità supportate, l'adozione di una soluzione in ASP è parsa la soluzione migliore.

 

 

 

La soluzione adottata è DI2001-ASP, un sistema gestionale sviluppato da Diamante, Microsoft Certified Partner, cui si accede via Internet attraverso l'interfaccia del browser Microsoft Internet Explorer. È un software certificato da Microsoft, studiato e progettato per rispondere alle esigenze delle piccole e medie aziende, un gestionale semplice da utilizzare che prevede la sottoscrizione di un contratto per operare via Internet. Senza alcuna spesa iniziale per acquisire hardware o software, gli affiliati utilizzano un sistema a tecnologia avanzata e un servizio comprensivo di assistenza e consulenza.
Il sistema prevede un contratto di affitto mensile, un normale collegamento Internet e una password personale: a questo punto è possibile accedere alle informazioni gestionali ovunque ci si trovi. I franchisee della rete Wellcome possono scegliere differenti livelli di integrazione del servizio con le proprie strutture di back office, fino a gestire amministrazione, vendite, acquisti, ordini, agenti, distinte base, ritenute, bilanci e molto altro, tutto con un software perfettamente compatibile con Microsoft Office. "Per noi come franchiser questa soluzione rappresenta un importante risparmio in termini di economia di scala, dato che il software viene implementato una volta per tutte e che una soluzione accessibile via Internet non ha costi di distribuzione software ", chiarisce Gianluca Celin, Franchising Manager di Datamatic.

 

La soluzione implementata per Datamatic contiene il prodotto standard con alcune personalizzazioni pensate specificamente per i punti vendita, a cominciare dall'integrazione dell'emissione di scontrino con la lettura del codice a barre dei prodotti, ed è stata resa disponibile in tempi brevissimi agli affiliati che ne avevano fatto richiesta. Naturalmente, in un prima fase si privilegia l'utilizzo della componente standard del prodotto, in quanto questa scelta consente una fortissima riduzione dei costi e una rapida distribuzione del software. Per fare un esempio, quando un franchisee inoltra la propria richiesta di adesione a Datamatic, riceve entro 12 ore un messaggio di posta elettronica con l'indirizzo Web, l'identificativo e la password per accedere al sistema. Non serve altro, perché il database viene utilizzato sempre in rete.

 

Per ogni singolo affiliato gli archivi con i prezzi di vendita, i costi di acquisto e la disponibilità, sono accentrati presso Datamatic, che provvede ad aggiornare la server farm di Diamante più volte al giorno. "Datamatic gestisce attraverso la propria rete un'anagrafica di oltre 6.000 articoli, un archivio che per ogni punto vendita occupa almeno 40 MB di memoria", spiega Celin. "Rendere questi file accessibili in rete secondo un modello ASP ha risolto grandissimi problemi di distribuzione". In pratica Datamatic trasmette alla server farm una serie di file di aggiornamento: qui un processo di elaborazione controlla i singoli database corrispondenti a ciascun franchisee e nel momento in cui questi non sono utilizzati dall'operatore remoto provvede all'aggiornamento, in meno di 5 secondi, un intervallo che viene percepito dall'utente come un semplice rallentamento del sistema. Il servizio è attivo tutti i giorni 24 ore su 24: tutta l'infrastruttura risiede presso l'Internet Data Center di Diamante, che gestisce i sistemi hardware e software che gli utenti utilizzano in rete, con un'accessibilità garantita al 99,9%.

 

Si tratta di un sistema di 15 macchine in cluster, equipaggiate con Microsoft Windows 2000 Advanced Server come sistema operativo e Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition come piattaforma database, mentre Microsoft Exchange 2000 Server assicura le funzionalità di messaggistica e collaborazione necessarie all'intera rete dei franchisee, segnalando le condizioni di funzionamento del sistema, l'aggiornamento degli archivi e gli intervalli di manutenzione del sistema. "Per la server farm di uno dei primi esempi di soluzione ASP in Italia volevamo il meglio: la piattaforma tecnologica Microsoft garantisce tutta l'affidabilità e la scalabilità necessaria rispetto alle esigenze della rete e al carico elaborativo per ora prevedibile", sottolinea Enzo Dalla Pria, Presidente di Diamante. "Inoltre è un sistema stabile e sicuro, grazie alle funzionalità di load balancing assicurate da Microsoft Windows 2000 e a una gestione ottimale degli accessi via Web assicurata da Internet Information Service 5.0."

 

Positiva la reazione dei 120 franchisee della rete Wellcome che hanno aderito all'iniziativa: Datamatic punta a collegarne fino a 190. La soluzione è stata ben recepita dagli utilizzatori: lo dimostra il bassissimo numero di chiamate al call center attivato. Oltre che alle caratteristiche operative del sistema, ciò si deve a un'interfaccia totalmente compatibile con gli standard di Microsoft Office e a un'occupazione della banda di trasmissione inferiore ai 32 Kbyte per secondo, che garantisce tempi rapidi di risposta anche con una connessione Internet via modem.

 

 

 

"Considerando le dimensioni medie dei punti vendita affiliati, una soluzione in ASP per una rete di questo tipo garantisce un risparmio variabile tra il 25% e il 40% rispetto a un sistema tradizionale", sostiene Enzo Dalla Pria. Al di là dell'aspetto puramente economico, questo modello di business assicura una serie di vantaggi di rilievo, in particolare per le piccole aziende. In primo luogo accedere via Internet agli archivi anagrafici del proprio punto vendita in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi è una caratteristica molto apprezzata dagli operatori, lo dimostrano le statistiche degli accessi al sistema, che registrano tempi di consultazione e di operatività decisamente "fuori orario".
Tutto questo senza dover progettare, implementare e distribuire alcun software, senza farsi carico dell'operatività dei sistemi hardware, senza preoccuparsi del backup dei dati, della sicurezza da accessi indesiderati, dell'intrusione di virus. Sicurezza, criptazione delle informazioni, certificazione digitale, controllo sofisticato degli accessi, backup giornaliero dei dati, sistemi antincendio, gruppi di continuità e generatori autonomi di energia elettrica: sono i principali elementi di cui la server farm si fa carico e che fanno di DI-2001 una soluzione di livello Enterprise accessibile a Datamatic e a tutti i franchisee senza i costi necessari per la realizzazione di un sistema di questo tipo in modalità tradizionale.

 

In futuro si aumenterà il livello di personalizzazione del software, adattandolo alle caratteristiche peculiari dei negozi Wellcome, con l'obiettivo di ridurre al minimo l'operatività manuale all'interno del punto vendita. Sono gli affiliati stessi che in questa fase contribuiscono al "fine tuning" del sistema. La prima nuova funzionalità, erogata dopo tre mesi dall'installazione iniziale, è l'estensione dell'accessibilità del servizio a Pocket PC basati su Microsoft Windows CE, una caratteristica pensata per i mobile worker.

 

"Con Diamante, e grazie alla disponibilità della piattaforma tecnologica Microsoft, abbiamo realizzato in poco tempo uno strumento standard efficace e sempre accessibile, con un investimento iniziale ridotto al minimo e grandi economie di scala: il modo migliore per aumentare il livello di aggregazione e fidelizzazione all'interno della catena Wellcome", conclude Martini.